Албан тасалгааг жигд ажиллуулахын тулд ажилладаг файлын системээс илүү чухал зүйл цөөн байдаг. Та зөвхөн файлд хандаж байгаа эсвэл ажилтнуудтайгаа хуваалцаж байгаа эсэхээс үл хамааран таны сонгосон мэдүүлгийн системийг зохион байгуулах ёстой бөгөөд ингэснээр хүн бүр хайж буй зүйлээ олох боломжтой болно. Хэрэв мэдүүлгийн системийг ашиглахад хэцүү байвал та файлуудыг алдахаас айж, цаасыг өлгөх бөгөөд удалгүй ширээгээ бүрхсэн цааснууд гарч ирэх болно.
Алхам
Алхам 1. Бүртгүүлэх системийг шийдэх
Юу ч байсан хамаагүй, энэ нь утга учиртай байх ёстой, ингэснээр цаас бүр хаана байгааг яг таг мэдэх болно. Таны сонголтууд:
- Цагаан толгойн үсгийн дарааллаар. Таны файлуудын ихэнх нь үйлчлүүлэгчид, өвчтөнүүд эсвэл үйлчлүүлэгчдийн нэр байх тохиолдолд энэ систем хамгийн тохиромжтой.
- Сэдэв эсвэл ангилал: Ихэнх файлын системийг сэдэв эсвэл ангиллаар нь зохион байгуулдаг бөгөөд энэ нь зөв тохируулагдсан тохиолдолд сайн ажилладаг боловч тохируулагдаагүй тохиолдолд хамгийн их төөрөгдөл үүсгэдэг.
- Тоон/он дарааллын. Энэ нь таны файлууд ихэвчлэн худалдан авалтын захиалга, орлого гэх мэт дугаарласан эсвэл хуучирсан материалаас бүрдсэн тохиолдолд хамгийн тохиромжтой байдаг.
Алхам 2. Файлын шүүгээгээ өлгөөтэй хавтасаар дүүргэ
Өргөгдсөн хавтаснуудыг хэзээ ч устгахгүй бөгөөд энэ нь шүүгээнээсээ авч хаях манила дугтуйнд байр эзэлдэг.
Алхам 3. Баримтаа ангиллаар нь овоолж ангилна уу
Хэрэв овоолго нь нэгээс хоёр инчээс дээш өндөртэй бол түүнийгээ дэд ангилалд хуваана. Хэрэв овоолго хэт нимгэн байвал түүнийг өөр овоотой хослуулан нэрлэнэ үү. Овоолгуудын нэрс нь цаас бүр ямар овоо руу орохыг тодорхойлоход хялбар байх ёстой.
Алхам 4. Овоолго бүрийг манила хавтсанд хийж, тодорхой шошголно
Файлуудыг илүү цэвэрхэн харагдуулдаг тул шаталсан биш харин төв хэсэгт нь байгаа хавтаснуудыг ашиглах нь дээр.
Алхам 5. Манила хавтасыг өлгөөтэй хавтсанд хийнэ
Ихэнх файлуудын хувьд ердийн өлгөгдсөн фолдерууд ажиллах болно, гэхдээ зузаан файлууд эсвэл файлуудыг дэд ангилалд хуваах шаардлагатай бол хайрцгийн доод хавтсыг ашиглана уу. Та хүссэн хавтасаа захиалж болно, гэхдээ ихэнх хүмүүс цагаан толгойн үсгийн системийг ашигладаг.
Алхам 6. Манила хавтастай ижил нэртэй өлгөөтэй хавтаснуудыг шошголно уу
Хэрэв та хажуугийн файлын кабинет ашиглахгүй бол бүх хуванцар хавтанг хавтасны зүүн талд байрлуул. Хажуугийн файлуудыг урд, хойно биш шүүгээ онгойлгоход зүүнээс баруун тийш ажилладаг бол табуудыг баруун талд байрлуулна уу.
Алхам 7. Файлуудын ойролцоо өлгөөтэй болон манила хавтас нийлүүлээрэй, хэрэв та одоо байгаа фолдерт харьяалагдахгүй цаас олж авбал хавтасыг хялбархан нэмж болно
Хэт зузаан эсвэл хэт нимгэн хавтаснаас зайлсхий. Хэрэв та дахин ангилах шаардлагатай гэж үзвэл фолдеруудыг дахин тэмдэглэж, цаасыг дахин тараахыг хүсч болно.
Алхам 8. Жилийн эцэст бүх фолдерыг устгаж, ижил ангиллын нэртэй шинэ манила хавтсыг шошголж файлд байрлуул
Хуучин фолдеруудаа оруулан одоо байгаа файл руу ямар нэгэн зүйл шилжүүлэх шаардлагатай эсэхийг шалгаад үлдсэнийг архивтаа хадгална уу.
Зөвлөмж
Та файлуудаа өнгөөр кодлох, компьютерээ ашиглан файлын шошго хэвлэх эсвэл өөрөөр файлуудаа илүү дур булаам болгох сонирхолтой байж магадгүй юм. Гэсэн хэдий ч, хэрэв та ганц хавтас нэмэх гэх мэт өөрчлөлт хийх шаардлагатай бол, хэрэв та зөв өнгийн хавтаснаас гарсныг олж мэдвэл эсвэл файлын шошгыг гараар бичих шаардлагатай бол та сэтгэл дундуур байх болно. Бүх зүйлийг энгийн байлгах нь дээр
Анхааруулга
- Ангилж болохгүй зүйлийнхээ төлөө өөр өөр овоо хэзээ ч бүү хий, учир нь бүх зүйл тэнд дуусах болно.
- Бүртгүүлэх системийг бий болгосны дараа та мэдүүлгээ дагаж мөрдөх ёстой. Өдөр бүр цаг гаргаж, ширээнээсээ бичиг цаас авч өг. Файлуудынхаа дээр гүнзгий бөглөх сагс тавих уруу таталтыг эсэргүүцээрэй, учир нь та үүнийг бөглөх бөгөөд энэ нь өөр файл болно.
