Хэрэв та олон үйлчлүүлэгчид эсвэл төслүүдтэй ажиллахыг шаарддаг бизнес эсвэл сургуульд байгаа бол зохих мэдүүлгийн систем нь маш чухал юм. Баримт бичгийг бүрдүүлэх хэд хэдэн арга байдаг боловч эцэст нь таны систем таны хэрэгцээг тусгах ёстой. Үр ашигтай системд бэлтгэх хамгийн сайн арга бол зөвхөн зохион байгуулалт дээр ажиллахын тулд хэд хоног нөөцлөх явдал юм.
Алхам
3 -ийн 1 -р арга: Шинэ файл бүрдүүлэх системд бэлтгэх
Алхам 1. Бүх материалаа цуглуул
Зөв системийг тохируулахын өмнө та бүх бичиг баримтаа бүрдүүлэх ёстой. Баримт бичгийг бүрдүүлж болох бүх газраар явж, бүгдийг нэг овоолго болгон байрлуул. Танд байгаа бүх идэвхтэй, идэвхгүй ажлыг зөв тооцоолохын тулд цаг гарга.
- Баримт бичиг дээрээ ажиллахын тулд ширээний зайг цэвэрлэж, урьдчилан төлөвлө.
- Хэрэв та өөр хүний бичиг баримтыг шинэ мэдүүлгийн системд тохируулж байгаа бол одоо байгаа системээс бүх бичиг баримтыг устга. Бүх бичиг баримтыг зохицуулж, шинэ системд бэлтгэх нь танд илүү дээр байх болно.
Алхам 2. Бүх бичиг баримтыг үзэх
Энэ бол үйл явцын хэцүү хэсэг боловч зохион байгуулалттай болоход чухал алхам юм. Банкны хуулга, зээлийн картын үнэт цаас, моргейжийн төлбөр гэх мэт бүх файлыг юу болохыг нь үндэслэн тусгаарла. Энэ нь уйтгартай мэт санагдаж магадгүй, гэхдээ юу хийж байгаагаа тодорхойлохын тулд овоолго дахь бичиг баримт бүрийг судалж үзээрэй.
- Та цаас бүрийг унших шаардлагагүй, гэхдээ товч тойм нь танд туслах болно.
- Post-it тэмдэглэл нь танд цаг зарцуулах шаардлагатай байгаа чухал бичиг баримтуудыг тэмдэглэхэд тохиромжтой.
Алхам 3. Овоолго тавих
Бичиг баримтаа цэгцэлж эхэлмэгц холбогдох бичиг баримтуудыг хамтад нь байлгах нь тустай байх болно. Та "Nickelback" үйлчлүүлэгчтэй холбоотой бүх баримт бичгийг нэг овоолго болгон байрлуулж болно. Өөр нэг жишээ бол хэдэн сараар хийсэн ажлаа овоолох явдал юм.
- Хронологийн дарааллыг мэддэг байх нь таны өргөдөл гаргах хэрэгцээнд тустай байж болох юм.
- Баримт бичгийг цэгцлэхдээ тэргүүлэх чиглэлээ тодорхойл. Онц чухал ач холбогдолтой баримт бичгүүдийг олж харвал тэдгээрийг өөрийн овоолгын дээд талд байрлуул.
Алхам 4. Өөрийн хүссэн хэмжээгээр багасгах
Таны үүсгэж болох өөр овоо бол хогийн овоолго юм. Та овоолсон бичиг баримтаа хаях шаардлагагүй, гэхдээ ач холбогдолгүй цаасыг бусад овоолгоос нь салгах хэрэгтэй. Та санамсаргүй цаас авах боломжтой янз бүрийн овоолго ч хийж болно.
Хэрэв танд бичиг баримт бүрдүүлэх шаардлагагүй гэдэгт 100% итгэлтэй байгаа бөгөөд бусад баримт бичигт холбогдох линкийг зурж чадахгүй бол тэдгээрийг хая. Хэрэв та ямар нэгэн зүйл хийхээс өмнө ямар нэгэн зүйлийг хаяхыг зөвшөөрсөн бол дээд удирдлагуудтайгаа шалгаарай
Алхам 5. Манила хавтас ашиглана уу
Хямдхан манила хавтас ашиглан бүх зүйлийг энгийн байлгаарай. Энэ нь таны хөрөнгийг гэмтээхгүй бөгөөд хүссэн мэдүүлгийн системээ хэрэгжүүлэх боломжийг танд олгоно. Та ямар ч оффисын дэлгүүрээс манила хавтас авах боломжтой.
Алхам 6. Овоолгоо шилжүүлэх
Өмнө нь үүсгэсэн овоолгыг ашиглан хавтасныхаа гарын авлага болгон ашиглаарай. Фолдер бүрийн агуулгыг мөн цэгцэлсэн эсэхийг шалгаарай. Та баримт бичгийн ач холбогдол эсвэл он дарааллаар файлын агуулгыг зохион байгуулж болно.
- Файлын агуулгыг цагаан толгойн дээр үндэслэхээс зайлсхий. Цагаан толгойн үсгийн зохион байгуулалт нь файлын бүлгийг зохион байгуулахад илүү үр дүнтэй ажилладаг.
- Фолдерыг бөглөхдөө манила хавтсыг файлын шүүгээнд хийнэ.
3 -ийн 2 -р арга: Танд тохирсон системийг бий болгох
Алхам 1. Цагаан толгойн үсгийн систем ашиглах
Цагаан толгойн үсгийн систем нь хүмүүс, үйлчлүүлэгчид, зохиогчдын нэр, кино, ном гэх мэт нэрсийг олж авах шаардлагатай үед сайн ажилладаг. Хэрэв та авахад хялбар нэр томъёог ашиглавал цагаан толгойн файлын систем нь ихэвчлэн ашиглахад хялбар систем юм.
- Файл бүрдүүлэх, татаж авах хамгийн сайн арга бол файл бүрийг тэмдэглэх явдал юм. Манила фолдерууд нь файлуудыг шошголох зориулалттай нэмэлт табтай бөгөөд энэ нь таны олж авах үйл явцыг хөнгөвчлөх болно.
- Хэрэв та үйлчлүүлэгчидтэй харьцаж байгаа бол овог нэрээ цагаан толгойн үсгээр бичих нь илүү үр дүнтэй байдаг.
- Хэрэв танд маш олон файл байгаа бол зохион байгуулахад туслах захидлын хэсгүүдийг хийх талаар бодож үзээрэй. Хэсэг хуваагч нь том хэмжээтэй бөгөөд ердөө нэг үсэг агуулдаг. Та мөн үсгүүдийг "A-D" эсвэл "F-K" гэх мэт хосоор нь хувааж болно.
Алхам 2. Сэдэвчилсэн дарааллыг ашиглана уу
Та янз бүрийн сэдвээр ажиллах эсвэл суралцахдаа сэдэв эсвэл сэдвийн дараалал нь мэдээлэл олж авах маш ашигтай арга байж болох юм. Жишээлбэл, хэрэв та хууль судалж байгаа бол гэрээ, үндсэн хуулийн эрх зүй, торгууль, захиргааны эрх зүй, олон улсын эрх зүй гэх мэт гарчигтай байж болно.
- Сэдэвчилсэн мэдээллийг зохион байгуулах хамгийн сайн арга бол хэсэг хуваагч юм. "Админы хууль" гэх мэт агуулгад үндэслэн хэсгүүдийг хуваагчийг шошголно уу.
- Хэрэв танд хэд хэдэн өөр сэдэв байгаа бол энэ систем хамгийн сайн ажилладаг. Үгүй бол танд нэг эсвэл хоёр хуваагч үлдэх болно, гэхдээ тийм ч зохион байгуулалттай систем биш болно.
Алхам 3. Тоон мэдүүлгийг туршиж үзээрэй
Энэ төрлийн файлын систем нь огноо, тоо агуулсан файлд тохиромжтой. Жишээлбэл, хэрэв танд нэхэмжлэх, баримт, огноотой үйл явдал гэх мэт тоо байгаа бол тоон систем нь системийг дахин олоход хялбар болгоно. Та мөн энэ сонголтын сар, жилийн шошгыг анхаарч үзэх боломжтой. Эмнэлгийн баримт бичиг, хууль тогтоомжийн баримт бичиг, шүүхийн хэрэг гэх мэт баримт бичгийн дугаарлалтыг ашигладаг орчинд ажилладаг хүмүүсийн хувьд дугаарлах нь хайхад тохиромжтой арга юм.
- Хэрэв та хэд хэдэн дугаарыг үзэх боломжтой бөгөөд эдгээр тооноос мэдээлэл авах боломжтой бол энэ системийг ашиглаарай.
- Бүртгүүлэх таб дээр дугаар эсвэл огноог тэмдэглээд дугаарласан утгыг үндэслэн зохион байгуул. "1" -ээр эхэлж, дараах тоогоор үнэ цэнийг нэмэгдүүлээрэй.
- Хэрэв та сараар мэдүүлэг өгч байгаа бол 1 -р сараас эхлэн 12 -р сар хүртэл дарааллаар нь шилжинэ үү. Та сар бүр хэсэг хуваах замаар ашиг тусаа өгөх болно.
Алхам 4. Өнгөний кодчиллыг ашиглана уу
Энэ нь бүтээлч материал бүрдүүлэхэд маш тохиромжтой бөгөөд харааны санах ой сайтай хүмүүст илүү үр дүнтэй байдаг. Энэ нь өнгөт кодчилол дээр үндэслэн өөр өөр сэдвийг хөндлөн лавлахад тусална. Та өмнө нь дурдсан аргын аль алинд нь өнгө оруулах боломжтой. Та мөн өнгөний кодыг өөр системтэй хослуулах замаар зохион байгуулалтын системийг хослуулан ашиглаж болно.
- Бөглөх аргадаа өнгө нэмэх хамгийн хялбар аргуудын нэг бол тодруулагч ашиглах явдал юм. Та ямар ч оффисын дэлгүүрээс олон төрлийн тодруулагч худалдаж авах боломжтой.
- Өнгө кодлох өөр нэг арга бол олон өнгийн хавтас ашиглах явдал юм.
Алхам 5. Давтамжийн системийг ашиглах
Энэ нь таны байнга ашигладаг зүйлүүдэд сайн ажилладаг боловч бие даасан систем байж болохгүй. Энэ нь өөр систем, жишээ нь цагаан толгойн үсгийн системийг тэжээх шаардлагатай байна. Байнга ашиглагддаг мэдээллийг анкет бөглөх хэсгийнхээ бүлэглэсэн хэсэгт нэмж оруулаарай.
Та энэ системийг ашиглан эмх цэгцгүй байхаас болгоомжлох хэрэгтэй. Одоогоор ажиллаж байгаа төслөө үргэлжлүүлэн хийх нь үр ашигтай зохион байгуулалтыг үргэлж баталгаажуулахгүй
3 -ийн 3 -р арга: Зохион байгуулалттай системийг хадгалах
Алхам 1. Баримт бичгийг нэн даруй бүрдүүлэх
Бүртгүүлэх системээ үр ашигтай ажиллуулах нэг арга бол түүнийг боловсруулах явцад цаас бөглөх явдал юм. Хэрэв та баримт бичгийг хойшлуулбал өргөдлийн систем ажиллахгүй болно. Баримт бичгийг бүрдүүлж хэвшүүлэх нь таны бүтээмж, ажлын явцыг сайжруулахад тусална.
Алхам 2. Орон зайгаа шинэчилж байгаарай
Хэдэн сар тутамд та өргөдлийн системээ шалгаж, товч цэвэрлэгээ хийх хэрэгтэй. Анхны байгууллагад хийсэн шиг бүх бичиг баримтаа хянаж үзэх шаардлагагүй. Бүх файлыг шалгаж, бүх зүйл эмх цэгцтэй, зөв газарт байгаа эсэхийг шалгаарай.
Эхний хэдэн сарын дараа таны сонгосон систем танд тохирсон эсэхийг бодох боломжтой
Алхам 3. Орон зайгаа цэвэрлээрэй
Жилд нэг удаа та ажлын байраа илүү их цэвэрлэж байх ёстой. Та байнга ашигладаг зарим файлтай байж магадгүй, гэхдээ одоо бага ашигладаг бусад файлуудаа үзэх хэрэгтэй. Бага ашигладаг файлуудаа нээгээд бүх бичиг баримтаа уншиж, шаардлагагүй бичиг баримт байгаа эсэхийг шалгаарай.
Бүх файлыг гаргаж, тоосны үлдэгдлийг арилгахын тулд хавтасны шүүгээг чийгтэй алчуураар арчина
Зөвлөмж
- Эдгээр зарчмууд нь компьютер болон бусад цахим мэдүүлгийн бүлэгт ч хамаатай.
- Цагаан толгойн дарааллаар байрлуулаагүй файлуудын индексийг ашиглана уу. Үүнийг цагаан толгойн үсгийн дарааллаар байрлуулах ёстой бөгөөд ингэснээр та файлуудаа аль ч аргаар хурдан олох боломжтой болно. Энэ индексийг файлын урд талд байрлуулна уу.
- Эхлээд овоолсон цаасаа цэвэрлэж, эрэмбэлж, дараа нь тэмдэглэлийг ашиглан ангилал, дараа нь дэд ангилалд хуваана.
- Хаана ч хамаагүй таарахгүй байгаа зүйлсийн хувьд өөр өөр файлтай байх нь ашигтай байдаг.
