Ажил дээрээ цаасан файл зохион байгуулах 3 энгийн арга

Агуулгын хүснэгт:

Ажил дээрээ цаасан файл зохион байгуулах 3 энгийн арга
Ажил дээрээ цаасан файл зохион байгуулах 3 энгийн арга
Anonim

Цаасан файлууд нь ялангуяа таны ширээн дээр овоолоход өвдөлт болдог. Оруулсан цаас, баримтаа илүү сайн зохицуулахын тулд бүх бичигдээгүй бичиг баримтаа цэгцэлж үзээрэй. Дараа нь файлын шүүгээ эсвэл шүүгээ ашиглан файлуудаа янз бүрийн хавтас болгон ангилна уу. Хэрэв та оффисын эмх замбараагүй байдлыг бүрмөсөн арилгахыг хүсч байвал баримт бичгээ компьютер, вики эсвэл өөр үүлд суурилсан системд байршуулж болно. Суурь төлөвлөгөө гаргаснаар та оффис дээрээ олон төрлийн файлуудыг илүү сайн удирдах боломжтой болно!

Алхам

3 -ийн 1 -р арга: Бичиг баримтаа шүүх

Ажил дээрээ цаасан файл зохион байгуулах 1 -р алхам
Ажил дээрээ цаасан файл зохион байгуулах 1 -р алхам

Алхам 1. Одоо ашиглаж байгаа хүмүүсээс бүрдүүлэх шаардлагатай тусдаа баримт бичгүүд

Бичиг баримтаа цэгцэлж эхэлмэгц бэлэн болсон хүмүүст зориулж овоолго хийж, ширээн дээрээ үлдэх шаардлагатай хүмүүст зориулж тусад нь овоолго хий. Таны ширээнд зориулж 2 үүртэй цаасан зохион байгуулагч аваарай. Ашиглах баримт бичгүүдийг 1 үүрэнд, өөр хэсэгт бөглөхөд бэлэн байгаа баримтуудыг хадгална уу.

Ажил дээрээ цаасан файл зохион байгуулах 2 -р алхам
Ажил дээрээ цаасан файл зохион байгуулах 2 -р алхам

Алхам 2. Долоо хоног бүр нэг өдөр сонгож бичиг баримтаа бүрдүүлээрэй

Шинэ баримт бичгийн сагсыг хяналтаас гаргахыг бүү зөвшөөр; Үүний оронд файлуудаа цэгцлэх, цэгцлэхийн тулд нэг эсвэл хоёр хоногийг хойшлуул. Хэрэв та ажлын талбарт маш их орлого, баримт бичигтэй харьцдаггүй бол ажлыг дуусгахад ердөө 1 өдөр л хангалттай. Гэсэн хэдий ч, хэрэв таны ажил маш их бичиг баримт бүрдүүлж байгаа бол эмх цэгцгүй бичиг баримтаа цэгцлэхийн тулд 2-3 хоног зарцуулж болно.

Долоо хоног бүр файлуудаа ангилах нь байгууллагын үйл явцыг илүү удирдах боломжтой болгодог

Ажил дээрээ цаасан файл зохион байгуулах 3 -р алхам
Ажил дээрээ цаасан файл зохион байгуулах 3 -р алхам

Алхам 3. Эмх замбараагүй байдлаас урьдчилан сэргийлэхийн тулд бүх файлуудаа хаясан огноогоор тэмдэглээрэй

Шинэ бичиг баримт бүрдүүлэхийн өмнө файл бүрийн огноо, агуулгыг сайтар судалж үзээрэй. Хэрэв баримт бичиг нь хэрэгжиж буй төсөл эсвэл бусад асуудалтай холбоотой бол файлын дээд хэсэгт "хийгдээгүй" гэж бичнэ үү. Хэрэв уг баримт бичигт дууссан төслийн талаар ярилцсан бол файлыг "дууссан" гэж тэмдэглээрэй. Нэмж дурдахад, файл шаардлагагүй болсон цагийг тэмдэглэж, баримт бичгийг жижиглэж эсвэл дахин боловсруулж болно.

Хэрэв та файлуудыг хурдан хайж байгаа бол эдгээр тэмдэглэгээ нь зөв файлыг илүү үр дүнтэй олоход тусална

Ажил дээрээ цаасан файл зохион байгуулах 4 -р алхам
Ажил дээрээ цаасан файл зохион байгуулах 4 -р алхам

Алхам 4. Ямар ч хамаагүй бичиг баримтыг бөглөхийн оронд дахин боловсруулаарай

Файл бүр таны шүүгээ эсвэл шүүгээнд байрлуулах эрхтэй гэж бүү бодоорой. Үүний оронд шаардлагагүй бичиг баримтаа хогийн савандаа хий. Хэрэв таны файлууд ямар нэгэн хувийн мэдээлэл агуулсан бол тэдгээрийг дахин боловсруулахын оронд баримт бичгийг жижиглэж ав.

Санхүү, дансны мэдээлэл, нийгмийн даатгалын дугаар эсвэл бусад нарийн ширийн зүйлийг агуулсан бүх файлыг хэрчиж ав

3 -ийн 2 -р арга: Эрэмбэлэх системийг сонгох

Ажил дээрээ цаасан файл зохион байгуулах 5 -р алхам
Ажил дээрээ цаасан файл зохион байгуулах 5 -р алхам

Алхам 1. Файлуудаа хадгалах физик зайг сонгоно уу

Ажлын талбайнхаа зохион байгуулалтыг шалгаж, ямар файлын систем хамгийн сайн ажиллах талаар бодож үзээрэй. Хэрэв танд оффис байгаа бол өргөдөл гаргах том шүүгээ сайн сонголт байж магадгүй юм. Гэсэн хэдий ч хэрэв танд жижиг ажлын талбар байгаа бол материалын шүүгээ эсвэл хогийн сав нь логистикийн хувьд илүү утга учиртай байж магадгүй юм.

  • Шинэ хадгалах систем худалдаж авахдаа үнээс илүү чанарыг илүүд үзэх хэрэгтэй.
  • Бүртгүүлэх системээс үл хамааран эмзэг баримт бичгийг найдвартай хавтсанд байрлуулахаа мартуузай.
Ажил дээрээ цаасан файл зохион байгуулах 6 -р алхам
Ажил дээрээ цаасан файл зохион байгуулах 6 -р алхам

Алхам 2. Хэрэв таны файлууд цаг хугацааны хувьд мэдрэмтгий бол баримтуудаа огноогоор нь цэгцэл

Таны бизнес эсвэл оффисын орон зайд хамгийн утга учиртай зохион байгуулалтын системийг сонгоорой. Хэрэв таны ажил эцсийн хугацаандаа төвлөрч байвал хамгийн сүүлийн огноог хавтаснуудаа захиалж үзээрэй. Өдөр хоног өнгөрөх тусам өргөдлийн шүүгээ эсвэл шүүгээний урд талд шинэ хавтас, файл нэмж оруулаарай.

  • Та жишээ нь өдөр, долоо хоног, сараар тусдаа файлтай байж болно.
  • Жишээлбэл, хэрэв та татварын зөвлөхөөр ажиллаж байгаа бол үйлчлүүлэгчдийнхээ бичиг баримтыг огноогоор бөглөх нь утгагүй болно.
  • Энэхүү систем нь цаг хугацаа мэдрэмтгий материалтай ажилладаг хүмүүст тохиромжтой.
Ажил дээрээ цаасан файл зохион байгуулах 7 -р алхам
Ажил дээрээ цаасан файл зохион байгуулах 7 -р алхам

Алхам 3. Хэрэв та он цагийн файлуудтай харьцдаг бол хуанли дээр үндэслэн ангилах системийг зохион бүтээнэ үү

Хэрэв та оффисынхаа өрөөнд их хэмжээний файлтай ажилладаг бол шүүгээ, шүүгээндээ "tickler" файлын системийг нэмж оруулаарай. Календарийн нэгэн адил "tickler" систем нь сар бүр 12 том хавтас ашигладаг бөгөөд том хавтас бүрийг 28-31 дэд хавтас дагалддаг. Хэрэв та болзоонд чиглэсэн ажилтай бол энэ аргыг хэрэглэж үзээрэй.

  • Жишээлбэл, хэрэв та экспортын компанид ажилладаг бол ерөнхий ангиллын оронд файлуудаа сар, огноогоор нь ангилах нь илүү хялбар байх болно.
  • Энэ систем нь өнгө кодлохоос ялгаатай нь тодорхой, тоон зохион байгуулалтыг илүүд үздэг хүмүүст илүү тохиромжтой байдаг.
Ажил дээрээ цаасан файл зохион байгуулах 8 -р алхам
Ажил дээрээ цаасан файл зохион байгуулах 8 -р алхам

Алхам 4. Хэрэв та баримт бичгээ ангилахыг хүсвэл файлуудаа сэдвээр нь ангилна уу

Фолдеруудаа өөр өөр категориудыг сонгоод дараа нь хамаарлаар нь захиалаарай. Өргөдөл гаргах шүүгээ эсвэл шүүгээгээ зохион байгуулахдаа хамгийн их хамааралтай, чухал ач холбогдолтой фолдеруудыг урд талд нь байрлуул. Үүнийг анхаарч файлуудаа ангилж үргэлжлүүлээрэй, ингэснээр танд чухал баримт бичигт хялбар хандах боломжтой болно.

Жишээлбэл, хэрэв та компанийн санхүүгийн зөвлөх бол баримтаа "хөрөнгө оруулалт", "цалингийн сан", "татвар" гэх мэт ач холбогдол, хамаарлаар нь ангилах нь илүү утга учиртай болно

Ажил дээрээ цаасан файл зохион байгуулах 9 -р алхам
Ажил дээрээ цаасан файл зохион байгуулах 9 -р алхам

Алхам 5. Файлуудынхаа өргөн категорийн нэрийг сонгоно уу

Фолдерууддаа хэт урт, хэт шошго бүү ашиглаарай. Үүний оронд ерөнхий, хүртээмжтэй шошго сонгохыг хичээгээрэй, ингэснээр дараа нь шинэ файлуудыг эрэмбэлэхэд хэцүү байх болно. Хэрэв та илүү тодорхой файлын систем үүсгэхийг хүсч байвал илүү том, ерөнхий файлын системдээ дэд хавтас нэмж оруулаарай.

Жишээлбэл, "4 -р сарын 3 -ны зардлын тайлан" нь ерөнхий фолдерын хувьд тийм ч сайн ангилал биш юм, учир нь энэ нь хэтэрхий тодорхой юм. Үүний оронд хавтасыг "Зардлын тайлан" гэж тэмдэглээрэй

Зөвлөгөө:

Шошго үйлдвэрлэгчид нь таны файлуудыг ангилах хялбар бөгөөд үр дүнтэй арга юм.

Ажил дээрээ цаасан файл зохион байгуулах 10 -р алхам
Ажил дээрээ цаасан файл зохион байгуулах 10 -р алхам

Алхам 6. Харааны хувьд сэтгэл татам системийг бий болгохын тулд баримтаа өнгөөр кодлоорой

Төрөл бүрийн олон өнгийн файлын хавтас, шошгонд хөрөнгө оруулалт хийх. Дараа нь өөр өөр хавтас, шошгоны өнгөнд өөр өөр файлын ангилал оноож өг, ингэснээр та файлын системээ тууштай байлгаж чадна. Өргөдөл гаргах шүүгээ, шүүгээнд ижил өнгө, ангиллыг ашиглахыг хичээгээрэй, ингэснээр та янз бүрийн файлд хурдан, үр дүнтэй хандах боломжтой болно.

  • Жишээлбэл, шар фолдеруудаа имэйлээр захидал бичих, татвартай холбоотой маягтуудын улаан хавтас, цалингийн цэсийн ногоон хавтас зэргийг тэмдэглээрэй.
  • Санахад хялбар өнгөний схем, шошгыг ашиглахыг хичээ. Жишээлбэл, ногоон өнгө нь мөнгөтэй холбоотой байдаг тул ногоон өнгө нь санхүүгийн хэлбэрийн хувьд маш сайн өнгөт шошго байж болох юм.
  • Энэ систем нь харааны чиглэлээр суралцагчдад хамгийн тохиромжтой.

3 -ийн 3 -р арга: Тоон аргыг ашиглах

Ажил дээрээ цаасан файл зохион байгуулах 11 -р алхам
Ажил дээрээ цаасан файл зохион байгуулах 11 -р алхам

Алхам 1. Цаасан файлуудаа сканнердаж дижитал хэлбэрээр хадгална уу

Та шүүгээ эсвэл шүүгээндээ шинэ файл нэмэх бүртээ сканнер ашиглан файлынхаа дижитал хувилбарыг компьютер дээрээ байршуулаарай. Хэрэв та файлд хурдан хандах шаардлагатай бол хэд хэдэн фолдерыг хайж олохоос илүү ширээний компьютер дээрээ хайх нь илүү хурдан бөгөөд хялбар байх болно. Хэрэв таны өргөдлийн систем бүхэлдээ цаасан дээр суурилсан бол дижитал нөөц үүсгэхийн тулд файлуудаа сканнердаад байршуулна уу.

  • Хэрэв танд дижитал мэдүүлгийн систем байхгүй бол бүү санаа зов! Зүгээр л файлуудаа нэг дор 1 хавтас хуулж, байршуулаарай.
  • Та мөн тодорхой утасны програм ашиглан файлуудыг скан хийх боломжтой.
Ажил дээрээ цаасан файл зохион байгуулах 12 -р алхам
Ажил дээрээ цаасан файл зохион байгуулах 12 -р алхам

Алхам 2. Бүх файлуудынхаа нийцтэй нэрийг сонгоно уу

Дижитал баримт бичгийн хайлт, хандалт хийхэд хялбар шошго сонгоно уу. Хамгийн тохиромжтой нь эдгээр файлуудыг он сар өдөр, овог гэх мэт тууштай дагаж мөрдөхийг хичээгээрэй, ингэснээр тэдгээрийг эрэмбэлэхэд хялбар болно. Шаардлагатай бол файлуудынхаа гарчигт холбогдох байршил, өгөгдлийн багц эсвэл хувилбарын дугаарыг оруулна уу.

  • Файлын гарчигт тусгай тэмдэгт бүү ашигла, учир нь компьютер тэдгээрийг зөв боловсруулах боломжгүй байна.
  • Жишээлбэл, 2003 оны 11 -р сарын 24 гэх мэт тодорхой огноог дурдахдаа баримтаа 20031124 гэж тэмдэглээрэй.
Ажил дээрээ цаасан файл зохион байгуулах 13 -р алхам
Ажил дээрээ цаасан файл зохион байгуулах 13 -р алхам

Алхам 3. Дижитал файлуудаа хавтас, дэд хавтасаар ангилна уу

Бүрдүүлэх шүүгээтэй адил сканнердсан баримтуудаа хадгалах, цэгцлэхийн тулд төрөл бүрийн дижитал хавтас ашиглаарай. Десктоп дээрээ байршуулсан файлуудтай холбоотой олон фолдер үүсгэж, тэмдэглээрэй. Хэрэв та илүү тодорхой ангилал ашиглахыг хүсч байвал том хавтас бүрт хэд хэдэн дэд хавтас үүсгээрэй. Өөрт тохирсон системийг олох хүртэл дижитал фолдеруудаа үргэлжлүүлээрэй!

Жишээлбэл, хэрэв танд "Татвар" нэртэй хавтас байгаа бол та өөр өөр жилүүдэд хэд хэдэн дэд хавтас үүсгэж болно

Ажил дээрээ цаасан файл зохион байгуулах 14 -р алхам
Ажил дээрээ цаасан файл зохион байгуулах 14 -р алхам

Алхам 4. Бичиг баримтаа вики руу байршуулснаар олон хүн хандах боломжтой болно

Хэрэв таны ажлын талбар илүү хамтран ажилладаг бол хамтран ажиллагсад болон дээд албан тушаалтнууд хандах боломжтой онлайн вики үүсгэнэ үү. Викид нэвтэрсний дараа "toolbox" хэсгийг ашиглан "файл байршуулах" товчлуурыг ашиглана уу. Энэ функцын тусламжтайгаар та шинээр байршуулсан баримтаа одоо файлыг үзэх, хандах боломжтой олон хүмүүстэй холбох боломжтой.

Хэн ч вики дээр файл засварлах боломжтой гэдгийг санаарай

Ажил дээрээ цаасан файл зохион байгуулах 15 -р алхам
Ажил дээрээ цаасан файл зохион байгуулах 15 -р алхам

Алхам 5. Баримт бичгийг гаргахдаа үүлд суурилсан програм хангамжийг ашиглана уу

Компьютер болон хөдөлгөөнт төхөөрөмж дээр ажилладаг апп эсвэл бусад дижитал үйлчилгээг татаж авах. Файлуудаа нэг газар байлгахын тулд энэ үйлчилгээг ашиглан файлуудынхаа зургийг байршуулж, үүлд суурилсан програм хангамжид хадгалах боломжтой. Зарим програм хангамж үнэгүй боловч илүү их хадгалах сан авахын тулд та төлбөр төлөх шаардлагатай болж магадгүй юм.

Зөвлөмж болгож буй: