Өргөдөл гаргах кабинетийг хэрхэн зохион байгуулах вэ (зурагтай)

Агуулгын хүснэгт:

Өргөдөл гаргах кабинетийг хэрхэн зохион байгуулах вэ (зурагтай)
Өргөдөл гаргах кабинетийг хэрхэн зохион байгуулах вэ (зурагтай)
Anonim

Өргөдөл гаргах кабинетийг зохион байгуулах нь төлбөртэй төлбөр, татварын мэдээллээр дүүргэсэн гэрийн кабинет эсвэл дууссан төсөл, нэхэмжлэхээр дүүргэсэн ажлын кабинет эсэх нь хэцүү байж болно. Хуучин файлуудаас ангижрах, өөрт тохирох файлын системийг хайж олох, тасралтгүй хадгалах зэргээр мэдүүлгийн шүүгээгээ зохион байгуулаарай.

Алхам

4 -ийн 1 -р хэсэг: Хуучин баримт бичгүүдийг цэвэрлэх

Бүрдүүлэх кабинет зохион байгуулах Алхам 1
Бүрдүүлэх кабинет зохион байгуулах Алхам 1

Алхам 1. Хэрэв танд байхгүй бол мэдүүлгийн шүүгээ худалдаж аваарай

Төсөвтөө нийцүүлэн байшин, оффисдоо тохирсон сайн чанарын шүүгээ хайж олоорой. Гэрт чинь ямар нэгэн байгалийн гамшиг тохиолдож болзошгүй тохиолдолд галд тэсвэртэй, ус нэвтэрдэггүй шүүгээг анхаарч үзээрэй. Ийм шүүгээний багцыг орон нутгийн дэлгүүр, тавилга дэлгүүр, мужааны дэлгүүр, худалдааны төвүүдээс олж болно.

Бүрдүүлэх кабинет зохион байгуулах 2 -р алхам
Бүрдүүлэх кабинет зохион байгуулах 2 -р алхам

Алхам 2. Файлуудаа үзэж эхлээрэй

Хуучин эсвэл шаардлагагүй байгаа бүх зүйлийг хойш тавь. Хойш тавьж:

  • Таны эзэмшихээ больсон бүтээгдэхүүний баримт.
  • Хэрэггүй захидал
  • Хэрэглэхээ больсон үйлчилгээний хуучин тооцоо
  • Хуучин ажлаас ирсэн бизнесийн захидал
  • Танд хэрэггүй болсон тамга тэмдэг
Бүрдүүлэх кабинет зохион байгуулах 3 -р алхам
Бүрдүүлэх кабинет зохион байгуулах 3 -р алхам

Алхам 3. Аливаа зүйлээс салахаас бүү ай

Төрсний гэрчилгээ, татварын мэдээлэл гэх мэт зарим баримт бичиг чухал ач холбогдолтой боловч хог хаягдал имэйл эсвэл хуучин баримтууд чухал мэт боловч үнэндээ тийм биш байж магадгүй юм. Шийдвэр гаргахдаа баримт бичиг тус бүрийг тунгаан бодож, энэ нь ирээдүйд хэрэг болж магадгүй эсэхийг бодож үзээрэй. Хэрэв та нэг жилийн турш алга болсон бол үүнийг алдахгүй бол түүнийг хаях нь зөв байх.

Бүрдүүлэх кабинет зохион байгуулах 4 -р алхам
Бүрдүүлэх кабинет зохион байгуулах 4 -р алхам

Алхам 4. Ажил дээрээ байгаа зүйлсийг хаяхдаа болгоомжтой байгаарай

Аливаа зүйлийг хаяхаасаа өмнө удирдлагуудаасаа асуугаарай, учир нь энэ нь таны бодож байгаагаас хамаагүй чухал байж магадгүй юм. Танай компани эд зүйлсийг хэр удаан хадгалах, хэрхэн яаж устгах талаар бодлоготой байж болно.

Бүрдүүлэх кабинет зохион байгуулах 5 -р алхам
Бүрдүүлэх кабинет зохион байгуулах 5 -р алхам

Алхам 5. Ямар зүйлсийг хадгалах ёстойгоо шийдээрэй

Энэ нь ерөнхийдөө хэр сүүлийн үеийн эсвэл ашиг тустай байхаас хамаарна. Болгоомжтой байж, баримт бичиг ирээдүйд хэрэгтэй эсвэл хэрэгтэй эсэхийг бодож үзээрэй. Хэрэв тэд үнэхээр чухал бол тэдгээрийг хадгал. Татварын мэдээлэл, даатгалын бүртгэл, чухал баримт бичгийг дараах хугацаанд хадгална уу.

  • Татварын тайлангийн мэдээллийг 7 жилийн турш хадгалж, мөн татвараасаа хассан зүйлийн орлого. IRS нь татвараа төлснөөс хойш 6 жилийн дотор өгөөжөө шалгах боломжтой.
  • Даатгалын бүртгэл, моргейжийн мэдэгдэл, буяны хандивын нотолгоог гурван жил хүртэл хадгална.
  • Төрсний болон гэрлэлтийн гэрчилгээ, нийгмийн даатгалын дэвтэр, цол хэргэм, паспорт гэх мэт маш чухал бичиг баримтуудыг заавал байлгаарай. Тэднийг аюулгүй байлгаарай, хэзээ ч бүү салгаарай.
Өргөдөл гаргах кабинет зохион байгуулах 6 -р алхам
Өргөдөл гаргах кабинет зохион байгуулах 6 -р алхам

Алхам 6. Таны хойшлуулсан баримт бичиг бүрийг жижиглэн хэрчинэ

Бичигдээгүй бичиг баримтыг хаях нь таны хувийн мэдээллийг харсан хүн болгонд ил үлдээх болно. Баримт бичиг нь эмзэг эсэхийг мэдэхгүй байгаа ч гэсэн хаяг, төрсөн он сар өдөр болон бусад мэдээллийг агуулсан байж болох тул үүнийг жижиглэх нь дээр.

Бүрдүүлэх кабинет зохион байгуулах Алхам 7
Бүрдүүлэх кабинет зохион байгуулах Алхам 7

Алхам 7. Дижитал медиаг ч бас жижиглэх эсвэл устгах

Олон хот, аж ахуйн нэгжүүдэд орон нутгийн иргэд эсвэл ажилчид хуучин уян диск, CD эсвэл хатуу дискийг устгахаар авчрах боломжтой хэдэн өдөр байх болно. Тэд үүнийг зөв хийсэн эсэхийг шалгах болно.

4 -ийн 2 -р хэсэг: Чухал баримт бичгээ цэгцлэх

Бүрдүүлэх кабинет зохион байгуулах 8 -р алхам
Бүрдүүлэх кабинет зохион байгуулах 8 -р алхам

Алхам 1. Үлдсэн файлуудыг цэгцэлж эхлээрэй

Ширээ эсвэл том ширээ рүү шилжиж, цаасыг логик, ойлгомжтой байдлаар овоолж байрлуул. Эдгээр нь таны хувийн файлууд болно. Яг хайж буй зүйлээ олоход тань туслах овоолго хийх. Гэрийн шүүгээний ангиллыг авч үзье.

  • Хэрэгслүүд
  • Авто
  • Эрүүл мэндийн
  • Гэрийн тэжээвэр амьтан
  • Бизнес
  • Гэр
  • Татвар
  • Санхүү
Бүрдүүлэх кабинет зохион байгуулах Алхам 9
Бүрдүүлэх кабинет зохион байгуулах Алхам 9

Алхам 2. Хамтран ажиллагсдаас ажлын шүүгээний талаар зөвлөгөө аваарай

Ажлын байран дээр бичиг баримт бүрдүүлэх компанийн тусгай конвенц байж болно. Үгүй бол файлын дарааллаар эсвэл цагаан толгойн дарааллаар бичнэ үү. Цэвэрхэн хамт ажиллагсдаасаа ямар систем хамгийн сайн тохирдог болохыг асуугаарай.

Бүрдүүлэх кабинет зохион байгуулах 10 -р алхам
Бүрдүүлэх кабинет зохион байгуулах 10 -р алхам

Алхам 3. Ангилалаа энгийн байлгаарай

Илүү тодорхой байх тусам танд илүү олон файл байх болно, энэ нь таны шүүгээнд илүү эмх замбараагүй байдал бий болно гэсэн үг юм. Үндсэн файлуудаа илүү ерөнхий болгож, дараа нь тэдгээрийн доторх баримт бичгүүдийг цэгцэл.

Өргөдөл гаргах кабинет зохион байгуулах Алхам 11
Өргөдөл гаргах кабинет зохион байгуулах Алхам 11

Алхам 4. Нэр эсвэл огноогоор зохион байгуулах эсэхээ шийдээрэй

Та цаас бүрийг зөв овоолго болгон ангилсны дараа тэдгээрийг олоход хялбар болгон зохион байгуулж эхлээрэй.

  • Баримт бичгийн брэнд гэх мэт цагаан толгойн үсгийн жагсаалтын хувьд А -аас эхэлсэн зүйлсийг Z -ийн доод талд байрлуулна.
  • Татварын тайлангийн огноо гэх мэт он дарааллын мэдүүлгийн хувьд хамгийн сүүлийн үеийн баримтуудыг стекийн дээд хэсэгт байрлуулж, хамгийн доод талын баримт бичгүүдийн доод талд байрлуулна.
Өргөдөл гаргах кабинет зохион байгуулах 12 -р алхам
Өргөдөл гаргах кабинет зохион байгуулах 12 -р алхам

Алхам 5. Стек бүрээ хавтсанд хийнэ үү

Стекийн дээд талд байгаа баримт бичиг хавтасны урд талд байхаар цаасаа тавь. Энэ нь баримт бичгүүдийг таны зохион байгуулсан дарааллаар хадгалах болно.

4 -р хэсгийн 3 -р хэсэг: Файлуудыг олоход хялбар болгох

Өргөдөл гаргах кабинет зохион байгуулах 13 -р алхам
Өргөдөл гаргах кабинет зохион байгуулах 13 -р алхам

Алхам 1. Фолдер бүрийг тодорхой тэмдэглээрэй

Таб дээрх бичээс том, ойлгомжтой, танд болон танай оффис эсвэл гэр бүлийн бусад хүмүүст утга учиртай байгаа эсэхийг шалгаарай. Илүү тодорхой болгохын тулд шошго үйлдвэрлэгч ашиглана уу.

Өргөдөл гаргах кабинет зохион байгуулах 14 -р алхам
Өргөдөл гаргах кабинет зохион байгуулах 14 -р алхам

Алхам 2. Шүүгээ тус бүр өөрийн гэсэн ангилалтай байхыг зөвшөөрч, үүнийг бас тодорхой бичээрэй

Шүүгээ тус бүрдээ өөр өөр ангилал агуулсан байхын тулд файлуудаа шургуулгуудын хооронд хуваана уу. Ангилал бүр холбогдох файлуудыг агуулсан байх ёстой бөгөөд энэ нь аливаа зүйлийг илүү хялбар олоход тусална.

  • Татварын баримт бичиг, хөрөнгө оруулалтын файл, моргейжийн мэдэгдэл гэх мэт санхүүгийн мэдээлэл нэг шүүгээнд орж болно.
  • Төрсний гэрчилгээ, паспорт, эмнэлгийн бүртгэл гэх мэт хувийн бичиг баримт өөр шүүгээнд орж болно.
  • Янз бүрийн зүйлд зориулсан заавар гарын авлага өөр хэсэгт байж болно.
Өргөдөл гаргах кабинет зохион байгуулах 15 -р алхам
Өргөдөл гаргах кабинет зохион байгуулах 15 -р алхам

Алхам 3. Өнгөт хавтас ашиглах талаар бодоорой

Хэрэв та харгалзах өнгийг санах ойд хадгалсан бол энэ нь таны цаасыг олоход илүү хялбар болгоно. Хэрэв танд аль хэдийн манилла хавтас байгаа бол тэдгээрийг тодруулагч эсвэл өнгөт маркераар нэмж өнгө оруулаарай. Өнгөт шошгыг ижил зорилгоор илүү нарийн ашиглаж болно.

Өргөдөл гаргах кабинет зохион байгуулах 16 -р алхам
Өргөдөл гаргах кабинет зохион байгуулах 16 -р алхам

Алхам 4. Өнгөт системээ ашиглан шүүгээндээ дэд категориудыг үүсгээрэй

Мэдээллийн материалын шүүгээг "Электроникийн гарын авлага", "Цахилгаан хэрэгслийн гарын авлага", "Цэвэрлэх хангамжийн гарын авлага" гэх мэт хавтсанд хувааж болно.

Өргөдөл гаргах кабинет зохион байгуулах 17 -р алхам
Өргөдөл гаргах кабинет зохион байгуулах 17 -р алхам

Алхам 5. Хэрэв энэ нь утгагүй бол системийг өөрчилнө үү

Нэг эсвэл хоёр сар хэрэглэсний дараа өөрт тохирохгүй байгаа зүйлийг өөрчлөхөөс бүү ай. Янз бүрийн файлуудыг урд тал руу нь зөөх эсвэл ялгахад хэцүү ангилалуудыг задлах. Таны өргөдлийн шүүгээ бол таны хувьд систем бөгөөд таны ажлын урсгалд нийцсэн байх ёстой гэдгийг санаарай.

4 -р хэсгийн 4: Байгууллагыг хадгалах

Өргөдөл гаргах кабинет зохион байгуулах 18 -р алхам
Өргөдөл гаргах кабинет зохион байгуулах 18 -р алхам

Алхам 1. Зохион байгуулалттай байхын тулд идэвхтэй байгаарай

Шуудан, бичиг баримтыг орж ирэх үед нь нэн даруй анхаарч, тэдэнтэй харьцсаны дараа шууд бөглөнө үү.

Өргөдөл гаргах кабинет зохион байгуулах 19 -р алхам
Өргөдөл гаргах кабинет зохион байгуулах 19 -р алхам

Алхам 2. Гэртээ эсвэл оффисын ширээн дээр ирсэн хайрцгийг тохируулаарай

Өдөрт нэг удаа ирж буй имэйлээ шалгаарай. Ийм байдлаар та юу ч хянахаа болихгүй бөгөөд энэ нь хуримтлагдахгүй. Бүртгүүлэх нь жаахан хийгддэг тийм ч хэцүү ажил биш юм шиг санагдах болно.

Бүрдүүлэх кабинет зохион байгуулах 20 -р алхам
Бүрдүүлэх кабинет зохион байгуулах 20 -р алхам

Алхам 3. Танай кабинетийг ойр ойрхон өөрчил

Жил бүр дахин зохион байгуулалт хийхийг зөвлөж байна, хэрэв та олон тооны файлтай бол улирал бүр цэвэрлэж болно. Шүүгээний тасалгааны эмх замбараагүй байдлын гол эх үүсвэр нь танд хэрэггүй болсон хуучин бичиг баримт байдаг тул хуучин эд зүйлсийг шаардлагатай бол цэвэрлэж, жижиглээрэй.

Өргөдөл гаргах кабинет зохион байгуулах 21 -р алхам
Өргөдөл гаргах кабинет зохион байгуулах 21 -р алхам

Алхам 4. Зарим файлуудаа дижитал медиа болгон хөрвүүлэх талаар бодоорой

Илүү олон баримт бичгийг дижитал хэлбэрээр хадгалах тусам материалын шүүгээнд илүү их эмх цэгцгүй байх болно. Скан хийх сайн нэр дэвшигчид нь баримт, хандивын нотлох баримт эсвэл банкны хуулга орно. Зарим нь онлайнаар аль хэдийн бэлэн болсон байж магадгүй юм.

Өргөдөл гаргах кабинет зохион байгуулах 22 -р алхам
Өргөдөл гаргах кабинет зохион байгуулах 22 -р алхам

Алхам 5. Үндсэн баримт бичиг хийх

Баримт бичигт таны мэдүүлгийн систем хэрхэн ажилладаг, хаана байрлаж байгааг тайлбарлана уу. Яаралтай эсвэл урьдчилан тооцоолоогүй асуудал гарсан тохиолдолд бусад хүмүүс таны файлыг хэрхэн хайх талаар мэдэх шаардлагатай болж магадгүй юм.

Зөвлөмж

  • Хэрэв та сониуч хүүхэдтэй эсвэл гэр бүлийнхээ хэн нэгнийг сонирхож байвал өргөдлийн шүүгээгээ түгжээтэй байлгаарай.
  • Хэрэв та түгжээг онгойлгоход асуудалтай байгаа бол бүрдүүлэх шүүгээний түгжээг хэрхэн сонгох талаар үзнэ үү.
  • Төрсний гэрчилгээ, гэрчилгээ гэх мэт маш эмзэг баримт бичгүүдийг аюулгүйн хайрцагт эсвэл галын хамгаалалттай баримт бичгийн хайрцагт хадгална уу.

Анхааруулга

  • Хэрэв та газар хөдлөлтөд өртөмтгий газарт амьдардаг бол шүүгээгээ тогтвортой хананд бэхлээрэй. Энэ нь тэднийг газар хөдлөлтийн үед хүн унах, хаалга хаахаас сэргийлэх болно.
  • Файлуудаа анхааралтай ачаална уу. Хэрэв дээд шүүгээ дүүрсэн бол доор нь шургуулга хоосон байвал тэр унаж магадгүй юм.

Зөвлөмж болгож буй: