Цагаан толгойн дарааллаар хэрхэн файл хийх вэ (зурагтай)

Агуулгын хүснэгт:

Цагаан толгойн дарааллаар хэрхэн файл хийх вэ (зурагтай)
Цагаан толгойн дарааллаар хэрхэн файл хийх вэ (зурагтай)
Anonim

Үсгийн бүртгэл нь хувийн болон бизнесийн файлуудаа хурдан хадгалах, хандах, удирдах боломжийг олгодог баримт бичгийг зохион байгуулах үндсэн арга юм

Цагаан толгойн үсгийн бүртгэлийг амьдралдаа хэрэгжүүлснээр та бүх бичиг баримт хамгаалагдсан, бэлэн байгаа эсэхийг баталгаажуулах болно. Ухаалаг файлын системийг хадгалахын тулд англи хэл дээр цагаан толгойн үсгээр хэрхэн яаж бичих тухай олон дүрэм байдаг. Аз болоход, шинэ баримт бичгийг эхлүүлэх нь маш энгийн бөгөөд хэрэв та дахин зохион байгуулах шаардлагатай бол үүнийг хийхэд тийм ч хэцүү биш юм!

Алхам

2 -р хэсгийн 1 -р хэсэг: Цагаан толгойн үсгээр бичих

Цагаан толгойн дарааллаар файл хийх 1 -р алхам
Цагаан толгойн дарааллаар файл хийх 1 -р алхам

Алхам 1. Ашиглах цагаан толгойн үсгийн системийг шийдээрэй

Цагаан толгойн үсгийн маягтай адил энгийн мэт санагдах хэд хэдэн сонголтыг санал болгодог. Та нэг системийг сонгож, тууштай ашиглах нь чухал юм.

  • Үсэг тус бүрийг бүрдүүлэхдээ үг бүрийн хоорондын зайг үл тоомсорлож, үг бүрийн үсэг тус бүрийг гадаад төрх байдлын дарааллаар нь авч үздэг.
  • Үг бүрээр бүрдүүлэх нь үг бүрийн эхний үсгийг үндэслэн дараалсан зүйлийг захиалдаг.
  • Хэсэг бүрээр бүрдүүлэхдээ үг, товчлол, эхний хэсгүүдийг харгалзан тэдгээрийн дагуу захиалга өгдөг. Нэгж тус тусад нь систем хийхийг ерөнхийд нь зөвлөж байна.
Үсгийн дарааллаар файл хийх 2 -р алхам
Үсгийн дарааллаар файл хийх 2 -р алхам

Алхам 2. Зүйлийг бүлэглэх

Файллах шаардлагатай бүх зүйл байгаа бол файлуудыг хэрхэн бүлэглэхээ шийдээрэй. Та толь бичгийн форматыг сонгож болно, үүнд файлын төрөл, агуулагдсан зүйлээс үл хамааран бүх файлыг нэг үсгийн дарааллаар байрлуулна. Та мөн нэвтэрхий толь бичгийн форматыг ашиглаж болно, үүнд зүйлүүдийг төрөл, сэдвээр нь ангилж, бүлэг бүрийг цагаан толгойн үсгийн дарааллаар байрлуулна.

Хэрэв танд олон төрлийн файл (жор, татварын баримт, захидал гэх мэт) байгаа бол нэвтэрхий толь бичгийн форматыг ашиглах нь тустай байж магадгүй юм. Эхлээд зүйлүүдийг төрлөөр нь бүлэглээд дараа нь бүлэг тус бүрийн зүйлийг цагаан толгойн дарааллаар нь эрэмбэл. Бүлгүүдийг хуваагч эсвэл өнгөний код ашиглан тусгаарла

Үсгийн дарааллаар файл хийх 3 -р алхам
Үсгийн дарааллаар файл хийх 3 -р алхам

Алхам 3. Файлуудаа индексжүүлэх

Индексжүүлэлт гэдэг нь гарчгийн хэсэг бүрийг зөв нэгжид байрлуулах арга юм. Баримт бичгийг оруулахаасаа өмнө индексжүүлэхийн тулд та нэр бүрийн элементүүдийг задалж, стандарт нэрээс өөр байж болох шинэ үсгийн нэр үүсгэх ёстой. Жишээлбэл:

  • Танд индексжүүлэх, бөглөх дараах зүйлс байна гэж бодъё: aardvarks -ийн тухай "Aardvarks -ийн шөнийн хооллолт" нэртэй нийтлэл, aardvark -ийн нэрт мэргэжилтэн Жейн А. Доегийн намтар, Детройт хотын амьтны хүрээлэнгийн aardvark үзэсгэлэнд зориулсан сурталчилгааны товхимол.
  • Жэйн А. Доегийн намтарыг "Doe, Jane A." гэж индексжүүлэх бөгөөд овог нэр нь хамгийн түрүүнд бичигддэг. Үүнийг "D" үсгээр бичсэн болно.
  • Хэрэв та толь бичгийн хэлбэрийн бүлэглэлийг сонговол "Aardvarks-ийн шөнийн хоол тэжээл" нийтлэлийг одоогийн байдлаар индексжүүлж болно. Энэ бүлгийг ашиглан "N" үсгээр ("Шөнийн бус" гэсэн хэлбэрээр) гаргаж болно.
  • Эсвэл та "Aardvarks -ийн шөнийн хооллолт" -ыг "Aardvarks, Nocturnal Feeding of" гэж индексжүүлж болно. Хэрэв та зөвхөн aardvarks-тэй холбоотой зүйлсийг бөглөх биш, харин нэвтэрхий толь маягийн бүлгийг ашиглаж байсан бол энэ нь утга учиртай байх болно. Дараа нь уг зүйлийг "А" хэсэгт оруулна.
  • Сурталчилгааны товхимлыг "Aardvarks, үзмэрүүд (Детройт амьтны хүрээлэн)" гэж индексжүүлж болно. "Хэрэв танд aardvark үзмэр дээр хэд хэдэн материал байх болно гэж бодож байгаа бол энэ нь утга учиртай болно. Амьтны хүрээлэн)."
  • Эсвэл сурталчилгааны товхимлыг "Детройт амьтны хүрээлэн (Aardvark үзэсгэлэн)" гэж индексжүүлж болно. Хэрэв та Детройтын амьтны хүрээлэнтэй холбоотой хэд хэдэн зүйлтэй болно гэж бодож байгаа бол, эсвэл хэрэв та файлуудыг файлд оруулахын тулд нэвтэрхий толь маягийн бүлгийг ашиглахыг хүсч байвал энэ нь утга учиртай болно. газарзүйн байршил.
Үсгийн дарааллаар файл хийх 4 -р алхам
Үсгийн дарааллаар файл хийх 4 -р алхам

Алхам 4. Файлуудыг индексжүүлсэн нэрийн дагуу цагаан толгойн дарааллаар нь эрэмбэлэх

Цагаан толгойн үсгээр бичих ерөнхий дүрэм бол зүйлийг A (эхний) -ээс Z (сүүлчийн) дарааллаар байрлуулах явдал юм. Илүү тодорхой мэдээллийг ашиглан тусдаа зүйлийг ялгаж, захиалж болно. Жишээлбэл:

  • Өмнөх алхам дахь индексжүүлсэн файлуудын дараалал нь (таны ашигладаг системээс хамаарч) дараах байдлаар байж болно: "Doe, Jane A.", "Detroit Zoo (Aardvark Exhibit)", "Aardvarks -ийн шөнийн хооллолт" эсвэл "Aardvarks, үзмэрүүд (Детройт амьтны хүрээлэн), "" Aardvarks, Nocturnal Feeding "," Doe, Jane A."
  • "Wallaby" файл нь "Emu" файлын дараа гарч ирнэ. Энэ хооронд "Кенгуру" файл байх бөгөөд "Аардварк" файл "Баавгай", "Эму" файлын өмнө нэгийг оруулах болно. Энэ нь танд "Aardvark", "Bear", "Emu", "Kangaroo", "Wallaby" гэсэн файлын дарааллыг өгөх болно.
  • Хэрэв та "Anteater" файл нэмсэн бол энэ нь "Aardvark" файлын дараа гарч ирэх болно. Аль аль нь "А" үсгээр эхэлдэг тул та дараалал тодорхойлохын тулд үг бүрийн хоёр дахь үсгийг ("N" ба "А" тус тусад нь) харж, үүний үндсэн дээр файлуудыг цэгцлэх хэрэгтэй. Шинэ захиалга нь "Aardvark", "Anteater", "Bear", "Emu", "Kangaroo", "Wallaby" байх болно.
Үсгийн дарааллаар файл хийх 5 -р алхам
Үсгийн дарааллаар файл хийх 5 -р алхам

Алхам 5. Файлын хавтасаа шошголно уу

Зүйлүүдийг хялбархан олохын тулд файлын хавтас бүрийг агуулж буй зүйлийн зохих индексжүүлсэн нэрээр тэмдэглээрэй. Энэ нь шинэ файлуудыг зохих дарааллаар нь танилцуулахад хялбар болгоно.

  • Эд зүйлсийг зориулагдсан фолдерт байрлуул.
  • Хэрэглэх боломжийг сайжруулахын тулд файлуудаа өнгөтөөр бичих нь танд ашигтай байж магадгүй юм. Жишээлбэл, хэрэв та нэвтэрхий толь маягийн бүлгийг ашиглаж байгаа бол бүлэг бүрт тус тусад нь өнгө өгч, бүлэг тус бүрийн зүйл/файл тус бүрийг өөрийн өнгөөр тэмдэглээрэй.
Үсгийн дарааллаар файл хийх 6 -р алхам
Үсгийн дарааллаар файл хийх 6 -р алхам

Алхам 6. Индексжүүлэх, бүрдүүлэх системийг баримтжуулах

Юу ч байсан хамаагүй индексжүүлэх, бүрдүүлэх системтэйгээ нийцтэй байгаарай. Файлд хандах эрхтэй бүх хүмүүс системийн талаар мэдэж байгаа эсэхийг шалгаарай. Жишээлбэл, та өөрийн файлын системийн дүрмийг нарийвчлан харуулсан баримт бичгийг үүсгэж, хуваалцаж болно. Энэ нь хүн бүр мэдүүлгийн системийг үр ашигтай ашиглахад туслах болно.

Үсгийн дарааллаар файл хийх 7 -р алхам
Үсгийн дарааллаар файл хийх 7 -р алхам

Алхам 7. Шинэ зүйлийг зөв бөглөх

Файлуудыг индексжүүлсэн нэр, цагаан толгойн үсгийн дарааллаар үндэслэн кабинетэд байрлуул. Шинэ файлуудыг зөв газар байрлуулахын тулд одоогийн файлуудыг шаардлагатай хэмжээгээр шилжүүлэх.

2 -р хэсгийн 2: Онцгой тохиолдлуудыг шийдвэрлэх

Үсгийн дарааллаар файл хийх 8 -р алхам
Үсгийн дарааллаар файл хийх 8 -р алхам

Алхам 1. Баримт бичгийг чухал ач холбогдолтой нэр томъёогоор нь бичнэ үү

Заримдаа гарчиг эсвэл нэрэнд орсон үгсийн дарааллаас үл хамааран түлхүүр үгнүүд дээр үндэслэн зүйл оруулах нь утга учиртай байдаг. Энэ нь файлыг хамгийн логик нэр томъёог ашиглан индексжүүлж, байршуулах боломжийг олгодог. Жишээлбэл

"Чикагогийн анхны банк" -ийг индексжүүлж, "Чикаго, анхны банк" гэж бүртгэж болно. "Чикаго" гэдэг нь "Эхний" эсвэл "Банк" гэхээсээ илүүтэйгээр энэ нэр томъёоны гол нэр томъёо юм, ялангуяа хэрэв танд "Талса хотын анхны банк" эсвэл "Чикаго банк ба Траст" гэх мэт ижил төстэй нэртэй зүйлс байгаа бол

Цагаан толгойн дарааллаар файл 9 -р алхам
Цагаан толгойн дарааллаар файл 9 -р алхам

Алхам 2. Нэрсийг овог нэрээр нь захиал

Бүртгүүлэх ердийн стандартууд нь овог нэр томъёо гэж тооцогддог тул хувь хүмүүсийг овог нэрээр нь индексжүүлэхийг зөвлөж байна.

  • Тиймээс "Жэйн А. Доу" -г индексжүүлж, "Дэй, Жэйн А." гэж оруулах болно.
  • Төгсгөлд нь цол (доктор, хатагтай, хошууч гэх мэт) тавь. “Доктор. Жишээлбэл, Жэйн А. Доу”-ыг индексжүүлж,“Дое, Жэйн А., Доктор”гэж бичнэ.
  • Ерөнхийдөө нэрийг дарааллаар нь, үсгээр нь бичдэг. Жишээлбэл, "Макдональд" нь "Макдональдс" -аас өмнө гарч ирэх болно. Үүний нэгэн адил "D", "L", "Le", "de" гэх мэтийг тусдаа нэгж биш харин нэрийн нэг хэсэг гэж үздэг. Жишээлбэл, "Heinlein", "Le Guin" "L'Engle", "Wolfe" файлуудыг дарааллаар нь захиалаарай (мөн "L'Engle", "Le Guin", "Heinlein", "Wolfe" гэж БИШ).
  • Нэрийн талаархи эдгээр дүрмүүдийн нийтлэг үл хамаарах зүйл бол хувь хүний нэр нь бизнес эсвэл байгууллагын нэрийн нэг хэсэг байх явдал юм. Энэ тохиолдолд тухайн хүний нэрийг бизнесийн нэр доторх нэгж гэж үзнэ. Жишээлбэл, "Jane A. Doe Pest Control" -ийг "J" гэсэн хэсэгт оруулах бөгөөд "Doe, Jane A. Pest Control" гэж индексжүүлээгүй болно.
Цагаан толгойн дарааллаар файл хийх 10 -р алхам
Цагаан толгойн дарааллаар файл хийх 10 -р алхам

Алхам 3. Нийтлэл, холбоо, угтвар үгсийг үл тоомсорлох

Нийтлэлүүд ("a", "an", "the" гэх мэт), холбоо үгс ("ба", "гэхдээ", "эсвэл" гэх мэт), угтвар үгс ("for", "of", and гэх мэт) "In") нь томъёо гэж тооцогддоггүй тул цагаан толгойн үсгийн дарааллаар индексжүүлэх, бөглөхдөө ихэвчлэн алгасдаг. Энэ нь тухайн зүйлийн нэрийн эхлэлийг бүрдүүлж байсан ч гэсэн ийм байдаг. Жишээлбэл:

  • "Эму хооллох дадлагын талаархи мөрдөн байцаалт" -ыг "А" гэсэн нэр томъёоны оронд "А" биш "Эму" (энэ зүйлийн гарчгийн онцлох үг) гэсэн нэрийн дор "E" хэсэгт оруулсан болно.
  • "Doe and Smith Pest Control" -ийг "Doe, Jane A." дараа бичнэ. Индексжүүлсэн хоёр нэр хоёулаа "Doe" гэсэн үгээр эхэлдэг тул та файлын дарааллыг тодорхойлохын тулд тус бүр дэх дараагийн чухал нэр томъёо руу ("Смит", "Жэйн") шилжих болно. Энэ нь тийм ч чухал биш тул "ба" гэсэн үгийг үл тоомсорлоорой.
Цагаан толгойн дарааллаар файл хийх 11 -р алхам
Цагаан толгойн дарааллаар файл хийх 11 -р алхам

Алхам 4. Товчлолыг зөв бичсэн шиг харьц

Зүйлийг индексжүүлэх, бөглөхдөө "Mfg" гэх мэт товчлолуудтай тулгарч магадгүй юм. ("Үйлдвэрлэл" -ийн хувьд) эсвэл "Инк." ("Оруулсан" хувьд). Ерөнхийдөө та элементүүдийг зөвхөн үсгийн мөр гэхээсээ илүү эдгээр товчлолыг бичсэн шиг индексжүүлж, файл оруулах ёстой.

Жишээлбэл, "Jane A. Doe Mining Company" -ийг "Jane A. Doe Mfg" -ийн дараа гаргах болно

Үсгийн дарааллаар файл хийх 12 -р алхам
Үсгийн дарааллаар файл хийх 12 -р алхам

Алхам 5. Тоонуудыг ердийн байдлаар бичнэ үү

Аливаа зүйлийг цагаан толгойн үсгээр бөглөхдөө гарчиг дотор нь тоонууд гарч ирж магадгүй юм. Ерөнхийдөө тоонуудыг дүрслэн бичсэн шиг биш харин ердийн байдлаар өгдөг. Захидал бичихээс өмнө мөн тоог бичдэг.

  • Жишээлбэл, "3M компани" -ийг "100 агуу бизнесийн санаа" -аас өмнө оруулах ёстой ("3" нь "100" -аас өмнө ирдэг).
  • "Агуу бизнесийн санаанууд" ба "Агуу бизнесийн удирдагчид" -ийг "100 агуу бизнесийн санаа" -ны дараа оруулах болно, учир нь тоонуудыг үсгийн өмнө байрлуулсан байдаг.
  • Аль хэдийн бичигдсэн тоонуудыг тооноос илүү үг гэж үздэг. Жишээлбэл, "100 агуу бизнесийн удирдагч", "Агуу бизнесийн санаа", "Хоёр зуун агуу бизнесийн санаа" гэсэн зүйлийг дарааллаар нь файл болгоно.
  • Хэрэв энэ нь таны мэдүүлгийн зорилгод нийцсэн бол та үл хамаарах зүйл хийж, тоонуудыг бичигдсэн шиг үргэлж гаргаж болно.
Үсгийн дарааллаар файл хийх 13 -р алхам
Үсгийн дарааллаар файл хийх 13 -р алхам

Алхам 6. Ямар нэгэн онцгой дүрүүдтэй харьц

Зүйлүүдийг индексжүүлэх, бөглөхдөө тааралдсан цагаан толгойн болон тоон бус тэмдэгтүүдийг харгалзан үзэх шаардлагатай. Эдгээр дүрүүдийг яах вэ гэдэг нь тэдний төрлөөс хамаарна.

  • Объектуудыг индексжүүлэх, файл бичихдээ цэг таслал (апостроф, цэг, таслал гэх мэт) -ийг үл тоомсорлодог. Жишээлбэл, "Вашингтоны шилдэг кофе", "Вашингтон мужийн үзэсгэлэн" -г дарааллаар нь бичнэ үү.
  • Диакритикийг диакритик тэмдэггүйгээр харгалзах үсэг гэж үздэг. Жишээлбэл, "Эклер" файлыг "Эклер", "Үбер" файлыг "Uber" гэж бичнэ үү. Үл хамаарах зүйл бол та диакритик хэрэглэдэг хэлний цагаан толгойн дагуу бичиг баримт бүрдүүлж байгаа тохиолдолд энэ хэлний цагаан толгойн үсгийн дарааллыг дагаж мөрдөх ёстой.
Үсгийн дарааллаар файл хийх 14 -р алхам
Үсгийн дарааллаар файл хийх 14 -р алхам

Алхам 7. Шаардлагатай бол "Юуны өмнө юу ч биш" гэсэн ерөнхий дүрмийг ашигла

Ерөнхийдөө цагаан толгойн үсгээр бичихдээ хоосон зай (цэг таслал болон алгассан бусад элементүүдийг оруулаад) үл тоомсорлодог. Гэсэн хэдий ч, хэрэв танд ижил байдлаар эхэлсэн зүйлс байгаа бол мэдүүлгийн дарааллыг тодорхойлохын тулд зай эсвэл "Юуны өмнө юу ч биш" дүрмийг ашиглаарай.

  • Жишээлбэл, "Зүүн хойд банк", "Зүүн хойд үйлдвэрлэл", "Зүүн хойд банк" -ыг дарааллаар нь бичнэ үү.
  • Үүний нэгэн адил "Doe, Jane A." "Doe, Jane A., Dr." -ээс өмнө өргөдөл гаргах болно.
Үсгийн цагаан толгойн дагуу файл хийх 15 -р алхам
Үсгийн цагаан толгойн дагуу файл хийх 15 -р алхам

Алхам 8. Шаардлагатай бол файлуудыг илүү нарийвчилсан мэдээллээр ялгах

Ховор тохиолдолд файлын дарааллыг тодорхойлоход цагаан толгойн үсгийн мэдээлэл хангалтгүй байдаг. Энэ тохиолдолд та бараагаа индексжүүлэх, захиалахдаа нэмэлт мэдээллийг ашиглах ёстой. Эдгээр нэмэлт мэдээллийг холбогдох файлууд дээр тэмдэглээд ялгахад нь туслаарай. Жишээлбэл:

  • Хэрэв танд Жэйн А. Доу гэх хоёр өөр хүнд зориулсан эд зүйлс байсан бол та тэдгээрийг төрсөн өдрөөр нь захиалж болно. "Doe, Jane A. (1853 онд төрсөн)" файл нь "Doe, Jane A. (1967 онд төрсөн)" файлын өмнө ирнэ.
  • Та мөн ялгааг гаргах шаардлагатай үед газарзүйн дагуу бараа захиалж болно. Хэрэв та гурван өөр банкинд гурван өөр газар байршуулсан файлтай бөгөөд банк бүрийг "Анхны Нэгдсэн Банк ба Итгэлцэл" гэж нэрлэдэг бол тэдгээрийг "First United Bank and Trust (Georgia)", "First United Bank and" гэсэн дарааллаар цагаан толгойн дарааллаар захиалж болно. Траст (Оклахома) "," First United Bank and Trust (Өмнөд Дакота)."
  • Үүний нэгэн адил, хэрэв танд хоёр өөр баавгай эсвэл баавгайн төрөл зүйл байсан бол тэдгээрийг төрөл зүйл, газарзүйн байршил гэх мэтээр нь ялгах болно. Жишээлбэл, танд "Баавгай, Хүрэн", "Баавгай, Гризли" (дарааллаар), эсвэл "Баавгай (Европ)" ба "Баавгай (Хойд Америк)" гэсэн файлууд (дарааллаар).
Үсгийн дарааллаар файл хийх 16 -р алхам
Үсгийн дарааллаар файл хийх 16 -р алхам

Алхам 9. Үл хамаарах зүйл, тусгай дүрмийг нийтэд сурталчлах

Таны файлыг ашигладаг бүх хүмүүс таны файлын системд тусгагдсан стандарт удирдамжийн үл хамаарах зүйлсийн талаар мэддэг эсэхийг шалгаарай. Энэ нь хүн бүр мэдүүлгийн системийг зөв, үр ашигтай ашиглах боломжийг бүрдүүлэх болно.

Зөвлөмж болгож буй: